Brug et MIS til at automatisere produktionen og forvandle indtægter til profit

Et ledelsesinformationssystem (MIS) er afgørende for moderne trykkerier, da det leverer data til ledelsesbeslutninger og automatiserer produktionstrin. De vigtigste faktorer, når du vælger et MIS, er at vælge en pålidelig leverandør, sikre at systemet kan tilpasses din virksomheds behov og evaluere dets kernefunktioner (estimering, jobstyring) og valgfrie moduler (Web-to-Print). Tilpas MIS til din virksomhed.

Vi er for længst forbi de dage, hvor print blev betragtet som en håndværksindustri. I dag giver data os mulighed for at optimere vores processer og bestemme både forretnings- og produktionsbeslutninger. Så evnen til at håndtere og fortolke disse data er nøglen til enhver printvirksomheds succes, og det gælder både for det mindste skilteværksted og for store multidisciplinære trykkerier.

Det grundlæggende koncept bag et ledelsesinformationssystem eller MIS, eller endda et Enterprise Resource Program eller ERP, er ikke begrænset til print, men der er flere systemer, der er udviklet specifikt til printere, så de er et godt udgangspunkt. De fleste af disse vil nu dække alle aspekter af printning fra smalbaneetikettering til bredformatgrafik, hvilket afspejler det faktum, at mange udbydere af printtjenester nu dækker flere markedssektorer.

MIS varierer dog i omfang, idet nogle hovedsageligt er rettet mod organisationer på virksomhedsniveau med flere afdelinger, muligvis i forskellige lande og i stand til at håndtere forskellige sprog og valutaer. Andre er designet til små og mellemstore virksomheder, som vil være billigere at implementere, men som kan have svært ved at klare sig, hvis virksomheden vokser.

Der er to hovedaspekter ved et MIS. Det første er at indsamle data om virksomhedens drift og derefter præsentere dem i et format, der hjælper ledelsen med at træffe beslutninger. Det kan være oplysninger om produktivitet for at se, hvilke maskiner der arbejder hårdest, og for at identificere flaskehalse og unødvendige forsinkelser. Det kan også være oplysninger om den økonomiske produktion for at se, om noget udstyr eller nogle produkter koster mere, end de tjener, eller om der er aspekter af virksomheden, der tærer på bundlinjen – f.eks. høje energiregninger – eller områder, der tjener mere end gennemsnittet, og som kunne udnyttes.

Det betyder uundgåeligt, at MIS skal forbindes med alle de andre systemer, fra RIP-servere til regnskabspakker, i hele virksomheden, så det kan trække disse data ind. Det betyder igen, at det er en kompleks opgave at implementere et MIS – og måske senere at skulle udskifte det – så det er bedst at tage sig god tid og vælge omhyggeligt mellem de forskellige muligheder.

Derfor er den første faktor, man skal tage hensyn til, selve leverandøren. Systemet er vigtigt, men du skal have et langvarigt forhold til leverandøren, så se på virksomhedens historie, de mennesker, der arbejder der, og den generelle holdning. Vigtigst af alt skal du sikre dig, at disse mennesker vil være der for dig, når alt er gået i stå, og du virkelig har brug for hjælp.

Den næste ting, man skal overveje, er, hvor godt systemet præsenterer data, og hvor nemt det kan tilpasses. Ikke to virksomheder er ens, så det er vigtigt at sikre sig, at MIS-dashboardet leverer de oplysninger, du har brug for, og ikke tvinger dig til at arbejde på den måde, der passer til MIS. Disse oplysninger er normalt opdelt i nøglepræstationsindikatorer eller KPI’er og bør omfatte ting som maskinudnyttelse, omsætning og fakturabetalinger – alle de ting, der er med til at gøre indtægter til overskud.

Det andet aspekt af et MIS er dets evne til at automatisere mange af produktionstrinnene, lige fra at tage jobs ind, preflighting og korrektion og derefter dirigere dem videre til den rigtige printkø. Dette har udviklet sig ud fra det faktum, at et MIS skal forbindes til mange forskellige systemer og skabe en de facto-kæde mellem det, der ellers ville være separate systemer, ofte udviklet af forskellige leverandører. For mange virksomheder er denne automatisering den vigtigste grund til at investere i et MIS, da det gør virksomheden i stand til at påtage sig et stort antal jobs med lav margin og stadig tjene penge.

De fleste MIS består af en database med en række kernefunktioner plus ekstra moduler, så du kun behøver at købe de dele, du har brug for. Kernefunktionerne bør omfatte dashboard og nøgletal samt jobestimering og styring af jobbilletter. Det betyder, at kundedata kun skal indtastes én gang, fra en tilbudsforespørgsel eller en egentlig ordre, og at de derefter kan bruges i hele produktionssystemet for at eliminere risikoen for fejl ved genindtastning af oplysninger.

Andre valgfrie moduler kan omfatte et web-to-print- eller e-handelsmodul, så du kan automatisere jobafgivelsen. Andre typiske moduler kan omfatte lagerstyring og styring af kunderelationer eller CRM. Balancen mellem, hvad der er en kernefunktion og et valgfrit modul, varierer fra MIS til MIS. I nogle tilfælde kan du opleve, at kernefunktionerne omfatter estimering og endda web-to-print, men at de valgfrie moduler tilbyder mere funktionalitet. De fleste moderne MIS tilbyder også en mobilapp, så sælgere, der arbejder uden for kontoret, kan booke opgaver og følge med i, hvordan det går med kundernes opgaver.

Det bliver også mere og mere almindeligt at tilbyde en cloud-mulighed. Disse systemer kan være billigere, da der ikke er nogen fysisk server at vedligeholde på stedet. Onlinesikkerheden er blevet så god, at det ikke længere er et problem, men det kræver, at man har en konstant internetforbindelse.

Richard Earley, som driver Recreative Signs i Brighton i Storbritannien, har arbejdet med det cloud-baserede Clarity Go MIS. Han forklarer: “Den hastighed, hvormed man kan indhente et tilbud til en kunde, er overvældende, især fordi man kan gøre det, uanset hvor man befinder sig. Jeg kan holde et møde på stedet, lave en opmåling, og mens jeg sidder i bilen, inden jeg tager af sted, eller i toget tilbage, kan jeg lave tilbuddet og sende det til den kunde, jeg lige har forladt. Uden Clarity Go ville det nemt tage 24 timer eller mere at svare på denne måde.”

Konklusionen er, at et MIS ikke er et simpelt softwarevalg; det er bogstaveligt talt det ene værktøj, der styrer alle de andre. Så det er vigtigt at tage sig tid til at tænke grundigt over, hvilke funktioner du har brug for i et MIS, og sammenligne de forskellige muligheder, der er til rådighed. Det vigtigste råd er at tilpasse MIS til din virksomhed og ikke omvendt.